Aktualu

Nauja Dokumentų rengimo taisyklių redakcija nuo 2020-01-01 (1 dalis)

Supaprastinti rašytinių dokumentų rengimo reikalavimai

Išplėsta Taisyklių reglamentavimo sritis, įtraukiant daugiau elektroninių dokumentų rūšių. Taisyklėse nustatyti dokumentų rengimo reikalavimai, taikomi ne tik rašytiniams elektroniniams dokumentams, bet ir vaizdo, garso dokumentams bei įrašams

Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymas
Dėl Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymo Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo
(2019-08-30 Nr. VE-41, TAR 2019-08-30, kodas 2019-13776, įsigalioja 2020-01-01)

Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymu, kuris įsigalioja 2020-01-01, pakeistos ir išdėstytos nauja redakcija Dokumentų rengimo taisyklės (toliau – Taisyklės).

Svarbiausi Taisyklių pakeitimai:

– supaprastinti rašytinių dokumentų rengimo reikalavimai;

– išplėsta Taisyklių reglamentavimo sritis, įtraukiant daugiau elektroninių dokumentų rūšių. Taisyklėse nustatyti dokumentų rengimo reikalavimai, taikomi ne tik rašytiniams elektroniniams dokumentams, bet ir vaizdo, garso dokumentams bei įrašams (dokumentų valdymo sistemų įrašams).

RAŠYTINIŲ DOKUMENTŲ RENGIMO REIKALAVIMAI

Naujos redakcijos Dokumentų rengimo taisyklėse supaprastinti rašytinių dokumentų rengimo reikalavimai, atsisakyta detalių dokumento įforminimo nurodymų. Iš 13 priedų, kuriuose buvo pateikti detalūs dokumentų įforminimo pavyzdžiai, beliko tik 2 priedai:
– 1 priedas. Įstaigos rengiamų dokumentų, išskyrus siunčiamuosius dokumentus, struktūros elementų išdėstymo schema;
– 2 priedas. įstaigos siunčiamų dokumentų struktūros elementų išdėstymo schema.

Daugiau apie rašytinių dokumentų rengimo pokyčius – 2-ojoje apžvalgos dalyje.

NAUJŲ RŪŠIŲ ELEKTRONINIŲ DOKUMENTŲ RENGIMO REIKALAVIMAI

Į Taisyklių reglamentavimo sritį įtraukta daugiau elektroninių dokumentų rūšių. Taisyklėse nustatyti dokumentų rengimo reikalavimai, taikomi ne tik rašytiniams elektroniniams dokumentams, bet ir vaizdo, garso dokumentams bei įrašams.

Vaizdo ir (ar) garso dokumentas – užfiksuotas vaizdas (judantis ar statinis) ir (ar) garsas, nepaisant jų užfiksavimo fizinio pagrindo ir įrašymo (užfiksavimo) būdo (pvz.: filmas, garso įrašas, fotodokumentas).

Įrašas. Šiose taisyklėse nustatyti įrašų rengimo reikalavimai taikomi dokumentų valdymo sistemoms.

BENDRIEJI VAIZDO, GARSO DOKUMENTŲ IR ĮRAŠŲ RENGIMO REIKALAVIMAI

Taisyklių 6 punktas ir 7.3, 7.4 papunkčiai nustato:

„6. Dokumento struktūrą sudaro šie pagrindiniai elementai: tekstas arba vaizdas ir (ar) garsas, metaduomenys, autentiškumo ir vientisumo patvirtinimo duomenys.“

„7. Dokumento struktūros elementai, nurodyti šių taisyklių 6 punkte, yra privalomi ir dokumente užfiksuojami atsižvelgiant į pasirinktą ar nustatytą dokumento formą:“

„7.3. vaizdo ir (ar) garso dokumente užfiksuojamas vaizdas ir (ar) garsas, kiti dokumento struktūros elementai gali būti užfiksuojami turinyje arba naudojamos informacinės sistemos ar kitomis informacinių ryšių technologijų priemonėmis;“

„7.4. įrašuose dokumento struktūros elementai užfiksuojami naudojamos informacinės sistemos susijusiuose struktūriniuose laukuose.“

1-asis dokumento struktūros elementas – tekstas, vaizdas ir (ar) garsas:

„9. Dokumento tekstas, vaizdas ir (ar) garsas yra privaloma dokumento dalis, kurioje pateikiama pagrindinė dokumento informacija bei informacija apie priedus − dokumento dalį, kurioje gali būti pateikiama pagrindinį dokumento tekstą arba vaizdą ir (ar) garsą papildanti informacija (šiuo atveju priedas turi turėti savo pavadinimą ir gali būti papildomas priedo žyma), arba dokumentą, kurio rengimo procesas yra baigtas (pvz.: įstaigos parengtas, gautas dokumentas, dokumento kopija, nuorašas ar išrašas).“

2-asis dokumento struktūros elementas – metaduomenys:

Vaizdo, garso dokumentai ir įrašai privalo turėti Taisyklių 10 punkte nustatytus pagrindinius dokumento metaduomenis:

„10. Pagrindiniai dokumento metaduomenys yra šie:
10.1. dokumento sudarytojo pavadinimas;
10.2. dokumento pavadinimas;
10.3. dokumento data;
10.4. dokumento registracijos numeris;
10.5. gavėjas (jei dokumentas siunčiamas);
10.6. dokumento sudarytojo duomenys (jei dokumentas siunčiamas).“

Daugiau apie Taisyklių 10 punkte nustatytus pagrindinius dokumento metaduomenis žr. pačiame teisės akte, Taisyklių II skyriaus poskyryje „Pagrindiniai dokumento metaduomenys“.

3-iasis dokumento struktūros elementas – autentiškumo ir vientisumo patvirtinimo duomenys:

Apie autentiškumo ir (ar) vientisumo patvirtinimo būdus žr. pačiame teisės akte, Taisyklių II skyriaus poskyryje „Dokumento autentiškumo ir (ar) vientisumo patvirtinimo būdai“.

VAIZDO IR (AR) GARSO DOKUMENTŲ RENGIMO YPATUMAI

Taisyklių 54 – 57 punktuose nustatyta:

„54. Vaizdo ir (ar) garso dokumentai, kurių turinys fiksuojamas sukuriant atitinkamą įrašą, rengiami įvertinus jų kūrimui, įrašo autentiškumui, patikimumui, vientisumui ir tinkamumui naudoti visą jų saugojimo laiką užtikrinti turimą įrangą.

55. Rengiant vaizdo ir (ar) garso dokumentą metaduomenys gali būti papildyti ir kita reikiama kontekstine informacija (įvykio (posėdžio ar kt.) vieta, laikas, susiję sprendimai, trukmė ar kt.).

56. Rengiamų vaizdo ir (ar) garso dokumentų, kurie nėra autorių teisių objektai (teisės aktai, oficialūs administracinio, teisinio ar norminio pobūdžio dokumentai: sprendimai, nuosprendžiai, nuostatai, normos, teritorijų planavimo ir kiti oficialūs dokumentai, posėdžio įrašai ar kt.), įrašas turi būti nenutrūkstamas, išskyrus tuos atvejus, kai dokumento rengimas (posėdis ar kt.) vyksta su pertraukomis. Jei įrašas buvo nutrūkęs dėl techninių priežasčių, būtina nurodyti šio įvykio priežastis, parengiant kitą dokumentą (pažymą, tarnybinį pranešimą) ar kitu būdu.

57. Rengiami vaizdo ir (ar) garso dokumentai, kurie vadovaujantis Lietuvos Respublikos autorių teisių ir gretutinių teisių įstatymu yra autorių teisių objektai, turi būti sudaromi taip, kad nepažeistų šio įstatymo.“

ĮRAŠŲ RENGIMO YPATUMAI

Taisyklių 58 – 63 punktuose nustatyta:

„58. Įrašai rengiami įvertinus turimą programinę įrangą, užtikrinančią sukurtų įrašų autentiškumą, patikimumą, vientisumą, tinkamumą naudoti visą jų saugojimo laiką bei apsaugą nuo turinio pakeitimo ar įrašo sunaikinimo.

59. Įrašas parengiamas ir išsaugomas informacinėje sistemoje taip, kad visi įrašo duomenys ir (ar) dokumentai būtų tarpusavyje logiškai susieti.

60. Įrašas turi būti parengtas taip, kad bet kurios peržiūros metu būtų užtikrintas jo nekintamas atvaizdavimas informacinių technologijų priemonėmis.

61. Gali būti kuriamos kelios įrašo versijos, tačiau tokiu atveju turi būti išsaugomos ankstesnės pagrindinių įrašo struktūros elementų, nurodytų šių taisyklių 6 punkte, versijos ir užtikrinta galimybė juos perimti.

62. Įrašas gali būti siunčiamas ir turėti kitų susietų dokumentų.

63. Įrašas privalo turėti šių taisyklių 10 punkte nustatytus pagrindinius dokumento metaduomenis, tačiau jo atvaizdavimo forma gali būti nustatyta kituose teisės aktuose.“

BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS

Taisyklių 64, 65 punktuose nustatyta:

„64. Dokumentai registruojami ir tvarkomi pagal Dokumentų tvarkymo ir apskaitos taisyklių reikalavimus.

65. Nuolat saugomi vaizdo ir (ar) garso dokumentai rengiami taip, kad atitiktų Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams taisykles, patvirtintas Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. vasario 21 d. įsakymu Nr. V-78 „Dėl Valstybės ir savivaldybių institucijų, įstaigų, įmonių veiklos dokumentų perdavimo valstybės archyvams“.

_________________

Teisės aktas:

Lietuvos vyriausiojo archyvaro įsakymas
Dėl Lietuvos vyriausiojo archyvaro 2011 m. liepos 4 d. įsakymo Nr. V-117 „Dėl Dokumentų rengimo taisyklių patvirtinimo“ pakeitimo
(2019-08-30 Nr. VE-41, TAR 2019-08-30, kodas 2019-13776, įsigalioja 2020-01-01)


<< Atgal